Dari pada-Nyalah seluruh tubuh, –yang rapih tersusun dan diikat menjadi satu oleh pelayanan semua bagiannya, sesuai dengan kadar pekerjaan tiap-tiap anggota–menerima pertumbuhannya dan membangun dirinya dalam kasih. Efesus 4:16

Apakah dengan membuat sebuah kelompok kerja untuk bekerja memenuhi visi tertentu, kita pasti berhasil mencapainya? Jawabannya adalah tidak. Dalam selang waktu antara kelompok terbentuk dengan pencapaian sebuah tujuan, mungkin akan banyak sekali masalah yang akan timbul. Pada faktanya, kesuksesan kelompok lebih sulit tercapai daripada kesuksesan tunggal. Mungkin selama prosesnya, aka nada anggota yang tidak mampu mencapai potensi terbaiknya, menunjukkan hasil yang tidak diinginkan atau menyebabkan masalah terhadap kelompoknya selama proses berlangsung. Masalah yang sering muncul dalam sebuah kelompok selama proses kerjanya acapkali dapat dilacak karena kurangnya peletakan dasar-dasar yang kuat dalam sebuah sistem kerja kelompok. Mungkin saja anggota kelompok kerja tidak memiliki visi yang jelas atau kurang memiliki dukungan dari pimpinan organisasi/kelompoknya. Mungkin anggota kelompok juga kurang mengetahui jadwal kerja yang harus dipenuhi, tidak memiliki pelatihan yang cukup dan otoritas untuk melakukan tugasnya. Mungkin juga anggota tim mengalami ketidak jelasan mengenai peran dan tanggung jawab mereka secara pribadi terhadap kelompok dan tujuan kelompok. Bahkan, untuk tim yang sudah memiliki fondasi yang kuat- sebuah kelompok yang terdiri dari orang-orang berbakat dan dipimpin oleh pemimpin yang memiliki performa tinggi- dapat mengalami masalah saat anggota tim meninggalkan kelompok, terjadi pergeseran pasar atau organisasi mengalami suatu perubahan strategis. Kelompok kerja bukanlah hal yang mudah. Sebuah organisasi dengan banyak kepala, banyak pemikiran, banyak kehendak dan banyak perasaan disatukan dalam satu tujuan bukanlah satu hal yang sangat mudah untuk ditangani.

Anggota tim/kelompok seringkali merasa bahwa kelompok mereka unik. Hal tersebut juga dialami oleh kelompok lain, dimana mereka merasa bahwa situasi yang mereka hadapi akan sangat berbeda dengan kelompok lain, dan bahwa aturan-aturan yang normal/standar serta proses-prosesnya tidak berlaku terhadap mereka. Dalam satu hal mereka benar, bahwa setiap kelompok memiliki suatu tugas yang unik yang harus dipenuhi serta cara memenuhi yang mungkin berbeda dengan yang lain. Namun, saat tujuan-tujuan yang spesifik ini dilepas dari atribut kelompok, sebenarnya setiap kelompok pada dasarnya sama dengan kelompok yang lain. Mereka harus berusaha secara maksimal untuk memenuhi tujuannya dan mereka semua tergantung pada keahlian interpersonal (antar anggota) untuk berfungsi secara baik. Terdapat 6 aspek utama yang konsisten ditemui pada setiap kelompok. Jika sebuah keloompok kuat pada setiap dimensi ini, maka kelompok tersebut memiliki kemampuan untuk bekerja secara efektif dan memenuhi tujuannya secara optimal. Menguji setiap dimensi ini dapat membantu pemimpin tim untuk menentukan dan mengukur efektivitas kerja kelompok . Dalam situasi yang ideal, sebuah kelompok terbentuk dari dimensi-dimensi ini dan bekerja dalam dimensi-dimensi ini pada level puncak.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kefektifan suatu tim/kelompok kerja adalah:

  1. Tujuan yang jelas

Kurang jelasnya tujuan dari suatu kelompok kerja seringkali menjadi penyebab utama kegagalan kelompok. Setiap anggota tim seharusnya dapat memberikan jawaban yang sama terhadap pertanyaan terhadap tujuan kelompok/organisasi mereka dibentuk. Saat tujuan kelompok disampaikan dengan jelas pada setiap anggota, maka ada motivasi untuk bergerak maju dan kemauan untuk bertahan di masa-masa sulit, serta bagaimana mengatasi halangan-halangan.

2. Struktur tim/kelompok kerja yang saling mendukung

Untuk mencapai suatu struktur yang saling mendukung, orang yang bertanggung jawab dalam membentuk tim/kelompoj harus menaruh perhatian kepada fungsi kelompok; peran anggota tim; tanggung jawab dan tingkat kemampuan anggota; stabilitas dan besar kecilnya suatu kelompok serta peran kepemimpinan dalam tim/kelompok. Saat suatu tim melakukan tugasnya akan sangat nampak bagaimana suatu tim kekurangan orang di posisi/peran tertentu atau sebaliknya memiliki anggota yang berlebihan di peran tertentu. Peran-peran yang terdefinisikan dengan baik memberikan suatu transisi yang baik dalam suatu kepemimpinan. Tim yang yakin bahwa mereka memiliki bakat dan kemampuan dalam mencapai tujuan mereka akan maju denga kepercayaan diri secara penuh.

3. Dukungan organisasi yang kuat

Saat tim kerja gagal mencapai harapan mereka, biasanya anggota tim mencari sumber kesalahan dari dalam tim itu sendiri. Mereka biasanya saling menyalahkan keterlambatan, penundaan dan kekecewaan terhadap konflik dan ketegangan antar anggota. Namun sumber kegagalan juga bisa berasal dari luar organisasi. Salah satu hal yang dapat menyebabkan kegagalan adalah kurangnya dukungan secara organisasi terhadap anggota. Sokongan dalam bentuk pelatihan, pengawasan kerja dan diskusi secara rutin adalah bentuk dukungan yang diperlukan dalam situasi kerja kelompok. Dukungan seperti ini menjamin bahwa setiap anggota dapat dengan bebas mengeksplorasi kemampuannya dalam memajukan kelompok secara terkoordinasi, tanpa menyebabkan hambatan-hambatan yang terlalu berarti.

4. Hubungan internal yang positif

Banyak kesulitan serta kekurangan kelompok yang dapat menyebabkan ketegangan dalam hubungan dan muncul ke permukaan sebagai sikap yang buruk, kekurangpercayaan dan perebutan kekuasaan. Sebagai contoh, rendahnya tingkat kepercayaan dapat berakar dari konflik pengertian terhadap tujuan kelompok. Masalah interpersonal juga dapat muncul saat anggota kelompok dengan kemampuan yang sama merasa lebih kompetitif daripada kooperatif (mau bekerjasama).  Struktur organisasi yang kurang baik juga dapat membawa suasana saling menuduh dan menyalahkan satu sama lain saat terjadi penundaan atau keterlambatan terhadap penyerahan hasil tertentu.

5. Hubungan eksternal yang terjaga dengan baik

Sebuah organisasi yang tertata dengan baik tidak hanya mementingkan hubungan internal dan kapasitas untuk bekerja secara optimal saja dalam prosesnya. Saat kelompok ini menghasilkan sesuatu maka hasil tersebut pasti akan digunakan oleh pihak eksternal. Hasil tersebut dapat berbentuk barang ataupun jasa. Hubungan yang baik antara organisasi dengan pemakai produk di luar ataupun pihak-pihak lain yang memiliki kepentingan dan partisipasi dalam berjalannya kelompok/organisasi harus tetap dijaga dengan baik. Tanpa dilakukannya hal ini dapat memberikan citra buruk organisasi, kehilangan kepercayaan pihak luar dan berakhir dengan tidak berfungsinya suatu organisasi.

6. Manajemen informasi yang efisien

Informasi yang disampaikan antar anggota perlu diatur sebegitu rupa sehingga tidak memberikan kesan yang salah dalam suatu pengerjaan tugas. Kebanyakan penyebab kegagalan suatu organisasi adalah pada kurangnya pengenalan visi dan misi kelompok serta tidak tersampaikannya informasi secara benar kepada masing-masing anggota. Bagaimana informasi disampaikan melalui struktur dan metode yang benar dapat menjamin kelangsungan kerja dalam suatu organisasi tanpa menciptakan hambatan-hambatan yang tidak perlu.

Pengetahuan akan dimensi-dimensi ini serta bagaimana manajemennya dalam suatu organisasi menentukan tingkat keberhasilan organisasi tersebut. Dimanapun anda berada anda dan dalam organisasi apapun, anda akan banyak memerlukan pengetahuan dasar ini. Pengaturan organisasi yang benar dapat memberikan hasil yang optimal. Selamat berorganisasi!!!